ZNACZENIE SZKOLEŃ I DOSKONALENIA PERSONELU W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Tadeusz Sikora
Katedra Zarządzania Jakością
Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie

ZNACZENIE SZKOLEŃ I DOSKONALENIA  PERSONELU W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Wprowadzenie
Z zarządzaniem zasobami ludzkimi silnie związana jest edukacja w przedsiębiorstwie. W coraz większym stopniu zwraca się uwagę na podnoszenie kwalifikacji pracowniczych i poprawę ich wykorzystania, dzięki właściwie zaplanowanym i przeprowadzonym procesom szkoleń, począwszy od identyfikacji potrzeb szkoleniowych i przygotowania szkoleń, poprzez ich przeprowadzenie i ocenę. Proces ten powinien być procesem ciągłym, a doskonalenie pracowników powinno stać się wewnętrzną potrzebą organizacji. Należy podkreślić, że przedsiębiorstwo nie przetrwa jeżeli nie będzie zdolne do uczenia się.
Szkolenia pracowników pełnią istotną rolę podczas wdrażania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania jakością, według norm ISO serii 9000, a także mają ogromny wpływ na funkcjonowanie i rozwój organizacji, bez względu na ich rodzaj, wielkość i dostarczany wyrób.
Wszystkie cele organizacji są realizowane przez ludzi. Od tego, kim są i jak pracują zależy funkcjonowanie organizacji. Personel jest najważniejszym kapitałem organizacji, który decyduje o tym, czy organizacja będzie się rozwijała, czy też nie.
Szkolenia według normy ISO 9001:2008
Norma ISO 9001:2008 w rozdziale 6.2.1 stanowi [4]:
„Personel wykonujący pracę mającą wpływ na zgodność z wymaganiami dotyczącymi wyrobu powinien być kompetentny na podstawie odpowiedniego wykształcenia, szkolenia, umiejętności i doświadczenia”.
Szkolenia odgrywają szczególna rolę w procesie wdrażania systemu zarządzania jakością, który jest elementem rozwoju przedsiębiorstwa. Do szeregu korzyści łączących się ze szkoleniami zalicza się [5]:
•    łatwiejsze radzenie sobie pracowników w trudnych sytuacjach,
•    zmniejszenie czasu kierownika potrzebnego na nadzór i korektę działań realizowanych przez podwładnych,
•    ułatwienie wprowadzenia elastycznych metod pracy i kształtowania właściwych postaw w trakcie zmian w organizacji,
•    przekazywanie pracownikom wiedzy o pożądanych w firmie cechach i kwalifikacjach,
•    zmniejszenie fluktuacji kadr, co obniża koszty zwalniania i rekrutacji,
•    propagowanie wspólnej wizji w całej organizacji,
•    wspieranie utożsamiania się pracowników z organizacją czyli z misją i celami przedsiębiorstwa, co  jest szczególnie ważne przy budowie i rozwoju sytemu zarządzania jakością,
•    informowanie o wymaganiach klienta związanych z jakością produktu i obsługą.
Chcąc osiągnąć powyższe korzyści, konieczne jest właściwe planowanie, organizacja oraz poprawne określenie programów szkoleń powiązanych z jednej strony z przyjętymi do realizacji celami, a z drugiej z indywidualnymi predyspozycjami pracowników.
Podczas realizacji szkoleń nie można zapominać o tym, że oprócz wiedzy z zakresu wymagań normy konieczne jest ugruntowanie w przedsiębiorstwie wiedzy znajdującej się w organizacji. Często bowiem istnieje sytuacja, że pracownicy wiedzą jakie są wymagania normy, a nie wiedzą jakie jest ich miejsce i rola w systemie. Jest to szczególnie ważne ze względu na to, że w normie ISO 9001 wymagane jest podejście procesowe, ze wskazaniem celów i mierników ich realizacji.
W konsekwencji realizacji szkoleń podstawowych wskazane jest, aby organizacja wypracowała system szkoleń, który pozwoli na systematyczne wzajemne przekazywanie wiedzy posiadanej przez pracowników w ramach organizacji, w taki sposób, aby można mówić o organizacji uczącej się.
Szkolenia według normy ISO 10015:2004
Według normy ISO 10015:2004 szkolenie jest procesem, który dostarcza i rozwija wiedzę, umiejętności i zachowanie.
Cechą szkoleń jest kształtowanie świadomości projakościowej w organizacji. Istnieje bowiem bezpośredni związek pomiędzy osiągnięciami przedsiębiorstwa w jakości oraz strukturą i charakterem przeprowadzonych szkoleń jakościowych.
Edukacja pomaga wyeliminować przeszkodę realizacji celów organizacji, jaką jest nieświadomość pracowników. Szkolenia dostarczają pracownikom niezbędnej wiedzy dotyczącej sposobu realizacji celów i zadań odcinkowych oraz ich wpływu na osiągnięcie priorytetu jakości w skali organizacji. Pozwalają również na zrozumienie przez pracowników zasad i charakterystyk jakości.
Istnieje bezpośredni związek pomiędzy efektywnie zaplanowanym i zrealizowanym procesem szkoleń a jakością i efektywnością organizacji.
W normie ISO 10015:2004 zawarte są wytyczne do przygotowania i przeprowadzenia szkolenia zgodnie ze standardami w zakresie zarządzania jakością. Postępując zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozdziale czwartym normy ISO 10015 dział szkoleń może zaprojektować i przeprowadzić szklenie, które pomoże zlikwidować lukę pomiędzy istniejącymi i wymaganymi kompetencjami. Szkolenie traktowane jest jako proces, który dostarcza i rozwija wiedzę, umiejętności i zachowanie. Jest procesem, który powinien być monitorowany, a rozwój kompetencji jest częścią tego procesu, który spowoduje wzrost poczucia odpowiedzialności i zapewni sukces organizacji [3].
Właściwie zaplanowany i przeprowadzony proces szkolenia składa się z następujących elementów [1, 2]:
1.    Identyfikacji potrzeb szkoleniowych – polega na analizie potrzeb firmy, zespołu, zawodu i poszczególnych pracowników w zakresie nowych umiejętności, wiedzy i kompetencji. Analiza powinna dostarczyć zarówno bieżących, jak i przyszłych potrzeb.
2.    Przygotowania szkolenia – musi być przeprowadzone w taki sposób, aby spełniało potrzeby i cele dzięki wyznaczeniu właściwych technik i miejsca szkolenia oraz osoby prowadzącej szkolenie.
3.    Przeprowadzenia szkolenia – należy się upewnić, że zastosowane zostały najodpowiedniejsze metody szkoleniowe, umożliwiające zdobycie pracownikom nowych umiejętności, wiedzy i kompetencji.
4.    Oceny wpływu szkolenia na jakość i efektywność organizacji – metody oceny efektywności szkolenia muszą zostać określone przed jego rozpoczęciem. Powinien zostać wyznaczony zarówno sposób oceny efektywności, jak i osoby, które będą analizować wpływ przeprowadzonego szkolenia na efektywność organizacji.
Po zakończeniu szkolenia kontrolowana jest skuteczność szkolenia, jego wpływ na efektywność jednostki, zespołów i całej organizacji.
Podstawą do osiągnięcia sukcesu w doskonaleniu i rozwoju jest prawidłowe zaplanowanie poprzez rozpoznanie potrzeb. Doskonalenie musi mieć cel określony dzięki systematycznej analizie potrzeb związanych ze szkoleniem poszczególnych pracowników. Analiza potrzeb polega na określeniu rozbieżności między tym, co pracownicy wiedzą i potrafią wykonać, a tym, co muszą wiedzieć i potrafić wykonać. Planowanie procesów kształceniowych w firmach dokonuje się z uwzględnieniem strategicznych celów organizacji i potrzeb kształceniowych pracowników [3].
Analiza wymaganych kompetencji powinna określić czy luka kompetencyjna (luka pomiędzy istniejącymi a wymaganymi kompetencjami) może być zamknięta poprzez szkolenie, czy należy podjąć inne działania. Wymagania powinny być udokumentowane i okresowo przeglądane. Zdefiniowanie potrzeb jest celem strategicznym i jakościowym organizacji [6].
Chcąc zdiagnozować potrzeby kształceniowe, organizacje posługują się odpowiednio wypracowanymi narzędziami. Należą do nich narzędzia wykorzystywane do badania i oceniania potencjału kadrowego, analiza modeli kompetencyjnych, ocena efektów pracy i celów zawodowych, roczne podsumowanie osiągnięć i przeglądu rozwoju pracownika [3].
Prawidłowo przeprowadzona strategia szkoleniowa poczynając od analizy potrzeb szkoleniowych, poprzez realizację szkolenia, a także ocenę skuteczności programu szkoleniowego, ma szansę prowadzić organizację do ciągłej poprawy efektywności jej działań. Dzięki temu mogą być realizowane główne założenia organizacji uczącej się.
Podsumowanie
Doskonalenie jest podstawą ciągłego wzrostu całej organizacji począwszy od pojedynczego pracownika poprzez strukturę oraz cały system, według którego przedsiębiorstwo funkcjonuje. Ponadto, strategia szkoleniowa powinna być ściśle związana ze strategią  zarządzania zasobami ludzkimi i ogólną strategią organizacji.
Uwarunkowania rynkowe zmuszają do nieustannego doskonalenia i polepszania zakresu wiedzy i umiejętności. Wzrastająca konkurencja oraz rozwój nauki i technologii są szansą rozwoju i ciągłego wzrostu organizacji potrafiących te czynniki wykorzystać. Stwarzają one zapotrzebowanie na wykwalifikowany personel, który uzyskując coraz lepsze wyniki pracy, poprawia także funkcjonowanie organizacji.
Szkolenie i doskonalenie jako element zarządzania ludźmi w organizacji jest więc ważnym i decydującym narzędziem, które ma szansę wpływać ciągłą poprawę efektywności działań organizacji, a także pozwala osiągnąć główne założenia funkcjonowania systemu zarządzania jakością.
Literatura
1.    Bauer K., Wpływ szkoleń na jakość i efektywność organizacji, Mat. Konf. Nauk. nt.: „Zmieniające się przedsiębiorstwo w zmieniającej się politycznie Europie”, UJ, Kraków 2002.
2.    Bukowska U., Rola członków kwintetu szkoleniowego w polityce personalnej przedsiębiorstwa, Zesz. Nauk. AE w Krakowie, nr 642, Kraków 2002.
3.    Kopetyńska W., Doskonalenie pracowników jako istotny element skutecznego działania (doświadczenia praktyczne przedsiębiorstw), Mat. Konf. Nauk. nt.: „Zmieniające się przedsiębiorstwo w zmieniającej się politycznie Europie”, UJ, Kraków 2002.
4.    PN-EN ISO 9001:2009, Systemy zarządzania jakością. Wymagania.
5.    Zielenkiewicz J., Rola szkoleń w procesie wdrażania SZJ zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2002, „Problemy Jakości”, 7, 2003.
6.    Żebrowska E., Zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie zarządzania jakością, „Problemy Jakości”, 9, 2004.


Autor: Tadeusz Sikora
Wydawnictwo: Portal www.outsourcing.edu.pl
Miasto: Kraków
Rok publikacji: 2009
ISBN: 978-83-927079-4-3
Numer strony: 223-227


CYTATY I DEFINICJE
Umowa outsourcingowa musi zawierać mierniki planu zadań wyoutsourcowanych.
więcej »
ADS BY GOOGLE
ARTYKUŁY NAUKOWE
CZY WSPÓŁPRACA NAPRAWDĘ SIĘ...
Karolina Antos Marcelina Latocha Koło Naukowe Zarządzania Jakością  Uniwersytet Ekonomiczny Kraków CZY...
więcej »
ANALIZY I RAPORTY
Raport \"Onshore, nearshore,...
Raport "Onshore, nearshore, offshore, unsure? A 2010 Polish perspective” analizujący możliwości Polski w kontekście...
więcej »